Best Practice: Klein’s Weindepot – Der Weg zum passenden Warenwirtschaftssystem

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Handel begleitet ausgesuchte Händler bei der Digitalisierung und Geschäftsmodellentwicklung. Ziel der Digitalisierungsprojekte ist es, beispielhaft zu zeigen, wie Betriebe sich strategisch und zukunftsweisend weiterentwickeln und digitalisieren können.

Das Unternehmen

Seit 2002 betreibt Thomas Klein in Winsen (Luhe) sein Weindepot. Als kleiner Einzelhändler liegt sein Fokus hauptsächlich auf technischer Einfachheit und zeitsparenden Geschäftsprozessen, damit er seine Kund:innen in den Mittelpunkt stellen kann. Mit viel Liebe zum Detail versorgt er seine Kund:innen mit Weinen aus verschiedensten Regionen, bietet einen Lieferservice neben den allgemeinen Geschäftszeiten und verkauft überregional über einen Onlinemarktplatz. Auch kleine Events wie Verkostungen von Wein, Whisky, Gin und Co. finden regelmäßig statt und werden gerne besucht.

Die Herausforderung

Ein Segen und ein Fluch zugleich: die Wahl eines passenden Warenwirtschaftssystems. Die langjährige Arbeit mit Einzelhändler:innen hat dabei schon oft gezeigt: Das perfekte Warenwirtschaftssystem gibt es nicht. Welche Lösung passt also zu mir? Es gibt bestimmte Branchenlösungen, die sinnvoller sind als das aktuelle Trendsystem, das auf dem Markt als branchenübergreifende Gesamtlösung mit allen wünschenswerten Anwendungen angepriesen wird. Bei der Wahl oder dem Wechsel zu einem neuen System sollte auch immer der Fokus auf zukünftigen Geschäftsentwicklungen stehen. Es ist richtig, dass ein Warenwirtschaftssystem den momentanen Anforderungen entsprechen muss, dennoch sollten auch Optionen für zukünftige Digitalisierungsmaßnahmen mit in die Entscheidung einfließen. Schließlich ist ein jährlicher Systemwechsel nicht Ziel des Ganzen.

Gemeinsam mit dem Weinfachhändler Klein’s Weindepot haben wir den Prozess begonnen, wie man das richtige Warenwirtschaftssystem für die eigene Branche auswählt und was es zu beachten gibt.

Beginnend mit der Ermittlung des IST-Zustandes, wurde der aktuelle Stand des WWS ermittelt: Was kann das aktuelle WWS und was kann es nicht. Dabei fiel auf, dass die Komplexität seiner aktuellen Warenwirtschaft und fehlende Kategorisierungen, die für seine Branche wichtig sind, dazu geführt haben, dass er bis heute nur die nötigsten Einstellungen durchgeführt hat. Für alles andere war keine Zeit. Auch Schnittstellen und Analysemöglichkeiten fehlen komplett. Der angebundene Online-Shop funktioniert nur als Bindeglied zu einem Onlinemarktplatz und wie so oft ist der Datenabgleich zum Inventar zeitverzögert oder wird nur bedingt übermittelt. Auch ein Tablet als Kassensystem hat sich im Alltagsgeschäft als Fehlentscheidung herausgestellt. Höchste Zeit also, einen Tapetenwechsel vorzunehmen.

Thomas Klein, Geschäftsführer Klein´s Weindepot und Team

Unternehmen: Klein´s Weindepot

Mitarbeiter:
2

Filialen:
1

Branche:
Weinfachhandel

Ein kurzer Überblick, wie das Kompetenzzentrum Handel den Weinhandel unterstützt:

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Wie mache ich eine IST-Analyse im eigenen Unternehmen?

1. Den Ist-Zustand feststellen. Bevor die Suche nach der Nadel im Heuhaufen beginnt, muss erst einmal festgestellt werden, welche Voraussetzungen das zukünftige Warenwirtschaftssystem erfüllen soll. Hierbei ist von einer sogenannten IST-Analyse die Rede. Diese besteht aus:

a) einer Analyse der bisher bestehenden Technik und

b) einer Analyse der bestehenden Prozesse

2. Erst wenn beide Analysen abgeschlossen sind, kann man genauer bestimmen, was für Funktionen eigentlich gebraucht werden.
Im Fall von Klein’s Weindepot kamen wir abschließend zu folgendem Ergebnis:

a) Bei Klein’s Weindepot wurde in der IST-Analyse der Technik festgehalten, welche Schnittstellen zu welchen Onlineplattformen das bisherige Warenwirtschaftssystem beinhalten.

Da der in der Warenwirtschaft integrierte Onlineshop die einzige Schnittstelle zum Onlinemarktplatz Locamo bildet, war klar, dass das neue System ebenfalls eine Schnittstelle zu Marktplätzen benötigt. Eventuell auch ohne extra einen Online-Shop dazwischen schalten zu müssen. Die aktuelle Verbindung zwischen Warenwirtschaft und Online-Shop weist leider keine automatisierten Wareninfomationsaustausch auf.

So müssen alle Wareninformationen sowohl im System als auch zusätzlich im Online-Shop händisch eingefügt werden. Das ist ein unglaublicher Zeitaufwand für ein so kleines Unternehmen. Des Weiteren möchte Klein’s Weindepot weiterhin das Kartenlesegerät von CCV verwenden. Ein kooperatives System ist also gefragt.

b) Nachdem die technische IST-Analyse abgeschlossen ist, müssen die einzelnen Prozesse genauer betrachtet werden.

Das Ziel: Erstellung eines Kriterienkatalogs

Nun kann anhand dieser Auflistung ein Kriterienkatalog erarbeitet werden, welche Funktionen die neue Warenwirtschaft mitbringen muss. Mithilfe eines kleinen Rankings (1 -10 Punkte) kann zusätzliche noch die Wichtigkeit der einzelnen gewünschten Funktionen dargestellt werden, um die Auswahl am Ende gut eingrenzen zu können.

Thomas Klein, Geschäftsführer Klein´s Weindepot im Gespräch
Thomas Klein, Geschäftsführer Klein´s Weindepot im Gespräch

Im Falle von Klein’s Weindepot wurden folgende Kriterien mit 8-10 Punkten, also als ein absolutes Muss, gekennzeichnet:

  1. Es muss eine Cloud basierte Software sein mit Schnittstelle zu Online-Shop und ggf. direkt zu Marktplätzen.
  2. Es muss ein Modulares (m) System sein, auf dem jederzeit aufgebaut werden kann.
  3. Das Kassensystem muss Einzelrechnungen erstellen können.
  4. Es soll eine Schnittstelle zu Google gegeben sein.
  5. Die Hardware soll, wenn möglich zur Miete zur Verfügung stehen und aus einem großen Bildschirm mit Kundendisplay bestehen.
  6. Es muss eine intuitive Bedienbarkeit gegeben sein, inkl. der Einstellung branchenspezifischen Kategorien.
  7. Eine Schnittstelle zu E-Mail-Marketing muss ebenfalls vorhanden sein.

Mit diesem Kriterienkatalog konnte die Suche nach dem passenden Warenwirtschaftssystem losgehen.

Im nächsten Teil unserer Berichterstattung erfahren Sie dann, auf welchen Grundlagen eine Auswahl getroffen wurde und auf was man dabei achten sollte.

Einblicke in das Projekt

Projektlaufzeit

  • Start

    Das Pilotprojekt startete am 1. Oktober 2021

  • Warenwirtschafts-system

    Erarbeitung eines Kriterienkatalogs für die Funktionen des Warenwirtschaftssytems.

Beteiligte Partner / Unternehmen

Klein´s Weindepot
Rathausstr. 46
21423 Winsen

Tel.: 04171 60 47 47
E-Mail: weinklein@t-online.de

gmvteam GmbH (im Auftrag des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Handel)
Rather Kirchplatz 11
40472 Düsseldorf

Tel.: 0 211 / 5989 6507
E-Mail: info@gmvteam.de

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