Süß, lecker, digital:
Berliner Café digitalisiert Warenwirtschaft

Viele gastronomische Betriebe stehen aktuell vor besonders großen Herausforderungen. Aufgrund der Maßnahmen zur Eindämmung des Corona-Virus fallen Weihnachtsfeiern, Caterings und andere große Events flächendeckend weg. Um dem entgegenzusteuern, sind viele Cafés und Restaurants auf Lieferdienste umgestiegen, um zumindest einen Außer-Haus-Verkauf möglich zu machen.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Berliner Szene-Café TATAS. Im Herzen von Berlin-Kreuzberg bietet das Café seit über einem Jahr neben Heißgetränken und Softdrinks eine besondere Spezialität an: die Muffle. Dieser Verkaufsschlager lockt regelmäßig Berlinerinnen und Berliner, aber auch Touristen/-innen in das Café – wäre da nicht die Corona-Pandemie. Wie viele andere Betriebe in der Gastronomie, muss auch TATAS seit März auf neue Vertriebskanäle und Zielgruppen setzen.

Eine weitere große Herausforderung des Cafés ist das vorhandene Warenwirtschaftssystem. Einkaufslisten wurden bislang noch händisch mit Papier und Stift geführt. Einkäufe neuer Zutaten erfolgten deshalb erst dann, wenn die Lebensmittel bereits verbraucht waren. Das führte für den Ladenbesitzer häufig zu Stress.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kommunikation unterstützte das Café dabei, die Prozesse und das Warenwirtschaftssystem zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Zudem sollten Lösungen entwickelt werden, wie die Mitarbeiter/-innen in mögliche Digitalisierungsprozesse mit einbezogen werden können. Dafür wurde im ersten Schritt eine Prozessanalyse durchgeführt.

Mehr Effizienz durch digitale Prozesse

Die Methode der Prozessanalyse untersucht die Prozesse einer Organisation, mit dem Ziel, diese zu optimieren. Die Prozesse einer Organisation umfassen dabei Kernprozesse sowie Unterstützungsprozesse. Ein Kernprozess bildet die Tätigkeiten ab, die dem Unternehmen zur Wertschöpfung dienen und somit einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Wohingegen ein Unterstützungsprozess die Ausführung eines Kernprozesses möglich macht.

Die Dokumentation der Prozesse liefert  Einsicht in  Unternehmensabläufe, gibt  Aufschluss über Schnittstellen zu Kund*innen und Lieferant*innen, aber auch einen Überblick zu den unterschiedlichsten Verantwortungsbereichen einzelner Mitarbeiter*innen. Weiterhin lässt eine Prozessdokumentation Verbesserungspotenziale im Unternehmen erkennen und gibt neuen Mitarbeiter*innen Sicherheit im Ablauf der Arbeitsprozesse. Zudem bildet die Dokumentation die Grundlage für die Einführung  digitaler Technologien.

Aufnahme der bestehenden Prozesse bei TATAS

Zusammen mit einem Geschäftspartner von TATAS Berlin wurde ein Interview durchgeführt und protokolliert, welche Lösungen helfen würden. Weiterhin wurde sichtbar, welche Personen im Unternehmen mit dem vorliegenden Problem in Verbindung stehen und ebenfalls befragt werden müssen. Denn ein frühzeitiges Involvieren der Mitarbeiter*innen in die Planung und Verbesserung von Geschäftsprozessen steigert nicht nur die Motivation der Belegschaft, sondern auch Akzeptanz für  Veränderung.

Leitfragen zur Prozessanalyse

• Was sind die Kernprozesse Ihres Unternehmens? Benennen und beschreiben Sie diese Schritt für Schritt?
• Welche weiteren Aktivitäten sind notwendig, damit die Kernprozesse durchgeführt werden können?
• Welche Herausforderungen gibt es bei der Durchführung der Prozesse ?
• Was sollte aus Ihrer Sicht besser funktionieren? Was würden Sie sich zukünftig wünschen?
• Welche Lösungsansätze sehen Sie, um die genannten Prozesse zu optimieren? Wo liegen die Vor- und Nachteile für Ihren Lösungsansatz?

Durch das Involvieren von externen Gesprächsführer*innen kann ein neutraler Blick auf das aktuelle Geschehen erfolgen. Weiterhin hilft eine externe Begleitung dabei , Ideen gemeinsam kritisch zu durchdenken, um zielorientiert Herausforderungen anzugehen und den Soll-Zustand zu erreichen.

Anbieter von ganzheitlichen Lösungen für gastronomische Betriebe

Für gastronomische Betriebe existieren  viele digitale Lösungsansätze, um die Prozesse im Tagesgeschäft effizienter zu machen. Es gibt zum Beispiel Kassensysteme, die entsprechend der individuellen Bedürfnisse modular sind. Sie können dem Betrieb damit ganzheitliche Lösungen bereitstellen. Hierbei werden viele Betriebsprozesse automatisiert, der bürokratische Aufwand reduziert und die Kundenzufriedenheit durch ein schnelles Abwickeln von Bestell- und Bezahlvorgängen erhöht.

Beispiel: Der Einsatz eines digitalen Kassensystems

Bei einem digitalen Kassensystem gibt der Mitarbeiter die Bestellung meist direkt am Tisch über ein mobiles Endgerät ein. Hierdurch wird eine Bestellung per WLAN sofort an das Küchenpersonal übermittelt. Durch die Aufnahme der Bestellung erfolgt parallel eine Reduzierung des Warenbestands und gibt dem Einkauf in Echtzeit  Auskunft über den aktuellen Warenbestand im Geschäft.